Kymenlaakson kesäyliopiston tietosuojaseloste, laadittu 22.5.2018
Tässä tietosuojaselosteessa selvitetään EU:n tietosuoja-asetuksen sekä henkilötietolain (523/1999) edellyttämät tiedot Kymenlaakson Liiton/Kymenlaakson kesäyliopiston ylläpitämien henkilörekiserien osalta. Tämä tietosuojaseloste julkaistaan internet-sivulla www.kymenlaaksonkesayliopisto.fi ja sitä päivitetään tarvittaessa sen sisältämien tietojen muuttuessa.
REKISTERINPITÄJÄ
Kymenlaakson Liitto/Kymenlaakson kesäyliopisto (jäljempänä ”Rekisterinpitäjä”)
Kouvolankatu 24, 45100 Kouvola
Puhelin: 044 747 8501
Y-tunnus 0206714-5
REKISTERINPITÄJÄN TOIMINTAMUODOT
Kymenlaakson kesäyliopiston perustehtävä on tarjota koulutusta. Tämän perustehtävänsä tueksi kesäyliopiston on kerättävä eräitä em. toimintojen kannalta välttämättömiä henkilötietoja.
HENKILÖREKISTERIASIOIDEN YHDYSHENKILÖ/ TIETOSUOJAKOORDINAATTORI
Rehtori Elina Ivakko
Puhelin: 040 555 9094
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Tietosuojavaltuutettua ei ole nimetty (peruste: EU:n tietosuoja-asetus 37 artikla).
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja Kymenlaakson kesäyliopiston koulutusten ja tapahtumien toteuttamiseen ja tiedottamiseen, kurssimaksujen laskuttamiseen, kurssisuoritusten rekisteröintiin, lakisääteiseen tilastointiin ja markkinointiin sekä asiakassuhteiden hoitamiseen. Rekisterinpitäjä käsittelee myös palveluksessaan olevan henkilökunnan henkilötietoja työsuhdevelvoitteiden täyttämiseksi.
YLLÄPIDETTÄVÄT REKISTERIT
Opiskelijarekisteri
Asiakasrekisteri
Markkinointirekisteri
Henkilöstörekisteri
Ylläpidettävistä rekistereistä on laadittu erilliset rekisteriselosteet.
REKISTERIEN TIETOSISÄLTÖ
Koulutuksiin osallistuvien yksilöimisen, tunnistamisen ja koulutuksen järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten:
- Opiskelijan nimi ja syntymävuosi;
- yhteystiedot: osoite, kotikunta, puhelinnumero ja sähköpostiosoite;
- ammatti, työpaikka, koulutusaste, opintojen tarkoitus;
- opintosuorituksiin liittyvät tiedot ja
- muut ao. rekisteriselosteissa tarkemmin yksilöidyt tiedot.
Rekisterinpitäjän palveluksessa olevan henkilöstön osalta tarpeelliset tiedot palkanmaksun ja muiden työsuhdevelvoitteiden täyttämiseksi, kuten:
- henkilö- ja yhteystiedot;
- työtehtävä;
- työsuhteen kesto;
- pankkiyhteystiedot
Kesäyliopiston luottamushenkilöiden välttämättömät yhteystiedot.
Kouluttajien välttämättömät yhteystiedot palkan ja palkkionmaksutietoineen.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekistereissä olevat tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään tai rekisteröitymisen yhteydessä. Tietoa voidaan saadaan yleisistä verkkolähteistä.
TIETOJEN LUOVUTUKSET
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta rekisteripitäjän tai rekisterinpitäjän lukuun toimivien kolmansien tahojen ulkopuolelle. Kuitenkin henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai lakisääteistä tilastotarkoituksia varten. Tietoja voidaan luovuttaa Suomen kesäyliopistot ry:lle tai Opetushallitukselle.
Rekisterinpitäjä ei siirrä tai luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
REKISTERIEN SUOJAUSPERIAATTEET
Rekisterinpitäjän rekisterien tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä aktiivisen valvonnan kautta. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.
Henkilötietoja käsittelevät vain rekisterinpitäjän erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat rekisterinpitäjän palveluksessa, sekä rekisterinpitäjän toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.
REKISTERÖITYJEN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on alla olevissa kohdissa 1-7 mainitut oikeudet häntä koskevien tietojen saantiin, oikaisemiseen, rajoittamiseen, poistamiseen tai siirtämiseen sekä oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelystä valitus:
- Oikeus pyytää pääsy omiin henkilötietoihinsa ja tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisterinpitäjän rekistereihin;
- Oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tai epätarkkojen henkilötietojen oikaisemista tai poistamista;
- Oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista;
- Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (kieltämällä niiden käsittely esim. suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta varten tai henkilömatrikkelia taikka sukututkimusta varten);
- Oikeus vaatia henkilötietojensa siirtämistä yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. (Oikeus koskee vain rekisteröidyn itsensä antamia tietoja.)
- Oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn;
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Edellä kohdissa 1-6 tarkoitettu pyyntö tai vaatimus tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Kymenlaakson kesäyliopisto, Kouvolankatu 24, 45100 Kouvola. Siinä tulee mainita rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Vastaus pyyntöön toimitetaan rekisteröidyn väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjällä on oikeus tarpeellisissa määrin suorittaa tunnistustoimenpiteitä ennen tietojen lähettämistä. Tarkastuspyyntö tai tietojen käsittelyä koskeva vaatimus voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllämainitussa osoitteessa, jolloin rekisteröidyn tulee vaadittaessa esittää tunnistamista varten virallinen asiakirja (henkilötodistus, ajokortti tai passi).
Valitus valvontaviranomaiselle tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan viranomaiselle, joka Suomessa on Tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).
